Comment regrouper 250 personnes de 25 pays en un mois avec un blog et sans publicité
Voici un extrait de mon livre en cours d'écriture, blog pour les pros, chapitre sur le blog du chef d'entreprise, pour illustrer l'intérêt d'un blog professionnel. Je pensais que c'était une bonne illustration de la puissance des blogs. Merci de vos commentaires. NB. Les blogs 2.0 aura lieu les 5 et 6 décembre 2005 à Paris.
Comment organise t-on une conférence traditionnelle ? A vrai dire, je ne suis pas un expert n'ayant jamais moi même organisé de conférence, mais j'ai participé à un très grand nombre en tant qu'intervenant, exposant ou simple participant. L'enjeu est de regrouper pendant un ou plusieurs jours un grand nombre de personnes intéressées par le même sujet ou faisant partie du même secteur économique. En général les organisateurs se fient à des études de marché avant de lancer un événement coûteux puis choisissent une date, prennent le risque de réserver une salle et surtout investissent beaucoup en publicité et marketing. Ils doivent identifier leur cible puis communiquer auprès d'elle de manière très active, comme par exemple en achetant des fichiers de courriers électroniques, des mailings papiers qui finissent dans votre corbeille ou de la publicité dans des publications. Rien de très surprenant, c'est assez inefficace et le rapport entre les budgets investis et le nombre de participants réel est très décevant.
A la fois frustré de voir que la plupart des événements autour des blogs étaient aux Etats-Unis et qu'il n'existait aucune conférence en Europe, j'ai décidé d'organiser la mienne et de tenter l'expérience de le faire intégralement avec l'aide de blogs et wikis (les wikis sont des pages web que n'importe qui peut modifier et très complémentaires aux blogs). Je partais complètement à l'aventure, n'ayant aucune idée de l'ampleur que pouvait prendre ou non l'événement, avec bien entendu un fort risque d'échec. Mes proches collaborateurs connaissent ma tendance récurrente à "jeter la balle et courir derrière" et ils m'ont détesté le jour où je leur ai annoncé que nous allions organiser une conférence internationale sur les blogs, à Paris, le 25 Avril 2005. Aucun d'entre eux n'avait organisé d'événement de ce genre non plus et ce n'était pas pour ainsi dire le coeur d'activité d'un éditeur de logiciels comme Six Apart... Je comptais en secret sur l'aide des blogueurs et j'espérais limiter l'utilisation des ressources de ma société au maximum.
J'écris donc sur mes deux blogs une note pour annoncer "Les Blogs" (le nom de l'événement) et je crée une page dédiée le 10 Mars 2005, c'est à dire un peu plus de un mois seulement avant la conférence alors que nous ne savons pas si les participants viendront, combien ils seront et encore moins où les recevoir. Très rapidement, le bouche à oreilles démarre: les blogueurs commencent à en parler sur leurs blogs en disant que c'est une bonne initiative et créent des liens vers la page de l'événement. La rapidité à laquelle l'information se propage est impressionnante, des notes apparaissent dans un grand nombre de pays comme les Pays Bas, l'Allemagne, la Grande Bretagne, l'Espagne mais aussi des Etats-Unis ou du Japon. Il suffit de quelques lecteurs influents de mon blog dans ces pays pour que la nouvelle se propage grâce à leur audience.
Nous atteignons déjà cent participants inscrits quelques jours après la mise en ligne de la page wiki, alors que le programme était totalement temporaire, j'avais contacté quelques amis qui pourraient intervenir, la plupart n'avaient pas confirmé et c'était indiqué évidemment. Connus des blogueurs le fait que ces intervenants aient donné un accord de principe a suffi à créer un buzz très important. Il a d'ailleurs été tel que j'ai commencé à recevoir tous les jours des demandes de personnes qui souhaitaient intervenir, c'est une des erreurs que j'ai pu commettre: j'ai eu beaucoup de mal à refuser ces demandes, surtout lorsqu'elles venaient d'acteurs importants de la blogosphère comme par exemple Jason Calacanis, le président et fondateur de Weblogs Inc, une société américaine qui édite des dizaines de blogs de qualité professionnelle sur des sujets aussi variés que l'automobile, la musique ou les jeux de cartes... Nous avons eu pour une seule journée au final et par ma faute pas moins de vingt-cinq intervenants c'était un rythme trop important et trop peu de temps pour chacun pour s'exprimer. Nous avons eu des intervenants des Etats-Unis, d'Italie, d'Espagne, de Finlance, du Japon mais surtout d'Iran et de Chine (j'en oublie).
Mon équipe et moi voyons la liste des participants augmenter sans cesse sur le wiki (ils pouvaient eux-même rajouter leur nom) et j'avais oublié un "détail" évident, plus le nombre de participants était grand, plus le coût serait élevé (location de la salle, déjeuner...) nous partons donc à la recherche de sponsors et fixons un prix de participation à la conférence en estimant le coût final à 100€, ce qui est très inférieur au tarif des conférences professionnelles classiques dont le coût est plutôt en général en milliers d'euros... Finalement nous avons réussi à équilibrer l'événement, ce qui était notre objectif, alors que son coût a été supérieur à 50 000 euros pour une journée et une soirée.
J'ai été confronté à une décision difficile lors de l'inscription. La participation des journalistes à ce genre d'événement est en général totalement gratuite car les organisateurs souhaitent toujours obtenir une couverture média importante. Nous étions ici dans une situation assez particulière car la grande majorité des participants étaient des blogueurs, parfois journalistes et blogueurs, certains très influents. En général les blogueurs qui participent à des conférences en font des compte-rendus en temps réel et après, créant une couverture parfois plus importante que les grands médias. Qu'allaient penser des blogueurs écrivant des notes tout au long de l'événement s'ils apprenaient que c'était payant pour eux, mais pas pour un journaliste qui par exemple lui, ne publierait aucun article. Injuste, non ? Finalement, la plupart des journalistes sont venus gratuitement sans que le problème ne se pose avec les blogueurs mais je me poserai à nouveau la question pour une prochaine fois.
Il devient bien entendu urgent de trouver une salle et dans la mesure où beaucoup d'intervenants venaient du bout du monde, je voulais bien les recevoir à Paris, si possible dans un endroit prestigieux. Là aussi j'utilise à fond mon blog pour consulter mes lecteurs qui me font un très grand nombre de suggestions pour des salles, des restaurants pour une réception le soir, etc. C'est en fait l'impossible qui se produit. Le blog à oreilles touche une de mes amies qui fait partie du Club Sénat et alors qu'il est très difficile d'avoir une salle dans un endroit aussi solennel et magnifique que le Sénat, nous avons la chance d'avoir une salle pour la journée. Il faut d'habitude plus d'un an pour en obtenir une, et encore tout le monde ne peut pas le faire.
La conférence a finalement réuni 250 personnes (parce que la salle au Sénat était limitée à ce nombre sinon nous aurions probablement eu beaucoup plus) de 25 pays pour une seule journée à Paris, sans aucune publicité sur l'événement. Le nombre de places était limité et tout le monde n'était pas certain de pouvoir être assis, les participants commencent à arriver à huit heures du matin et la sécurité du Sénat n'ayant jamais vu autant d'ordinateurs portables en si peu de temps, une queue de plus de cent personnes se forme devant l'entrée. C'était probablement un des Lundis matins les plus agités devant l'entrée du Sénat.
Nous avons été aussi les premiers en France je crois à utiliser dans une conférence ce que les américains appellent le "backchannel" (ce qui se dit dans la salle). Le principe est simple, le résultat surprenant et parfaitement en adéquation avec l'esprit blogs. Il s'agit tout d'abord de fournir une connexion Internet sans fil à tous les participants pour qu'ils puissent bloguer et... discuter en temps réel. Si vous me dites que vous ne vous êtes jamais ennuyés dans une conférence je ne vous crois pas, d'où l'intérêt d'ouvrir un "chat room", une fenêtre de discussion dédiée à la conférence, pendant la conférence. L'originalité du backchannel c'est que vous le projetez en grand sur un écran derrière les intervenants afin que tous les participants puissent s'exprimer sur ce qui se dit... pendant que les intervenants parlent. Le résultat est immédiat: les meilleurs intervenants sont plébiscités, les participants envoient sur le chat room des liens utiles sur le sujet dont on parle et bien entendu n'hésitent pas aussi à critiquer en temps réel lorsqu'ils le jugent nécessaire. Les présentations purement "marketing" sont ainsi en général détruites pendant la présentation et c'est aussi bien pour les participants que pour les organisateurs: les intervenants se concentrent sur la valeur ajoutée et l'information qu'ils apportent à la salle. Une anecdote nous avait pas mal fait sourire aussi pendant la conférence. Un des participants avait besoin d'un chargeur secteur pour son téléphone, il l'a demandé dans le chat room et évidemment sur 250 personnes un autre participant lui a prêté, de l'autre bout de la salle, instantanément. C'est un moyen extraordinaire pour rendre les conférences plus vivantes et intéressantes, les participants pouvaient aussi par ailleurs poser leurs questions à la tribune sans interrompre les intervenants.
La journée a finalement été un succès je coirs et démontre bien la puissance des blogs et leur intérêt pour le monde professionnel. Quel budget marketing aurait été nécessaire pour réunir ces 250 personnes de 25 pays en un peu plus d'un mois ? Probablement aucun budget n'aurait pu réaliser une telle journée sans le bouche à oreilles des blogs. La couverture de l'événement sur le web a été incroyable avec des centaines de notes et comptes-rendus publiés pendant la journée et surtout plus de 2000 photos ! La presse n'a pas été en reste avec de nombreux articles comme le site mythique Wired (Vive les blogs !) ou encore Les Echos, l'AFP, Radio France ainsi que des titres d'un peu partout dans le monde.
